Aktualisiert am 27. Januar 2023 von Ömer Bekar
In vielen Vorstellungsgesprächen haben Sie als Verwalter ein Problem: Die besten Antworten fallen einem ein, wenn die Situation längst vorbei ist. Schlagfertigkeit geht eben nicht auf Kommando. Doch gerade in dieser
Situation kann das schnell zum Hindernis werden, denn hier kommt es darauf an, das Beste aus der Situation zu machen. Nach dem Gespräch lässt sich da nichts mehr reißen. Insbesondere das Bewerbungsgespräch ist eine nervenaufreibende Situation, die es noch schwerer macht, die richtigen Worte zu finden. Als Verwalter sind Sie außerdem in der Regel kein extrovertiertes Kommunikationsgenie. Das wird auch nicht von Ihnen erwartet, ein überzeugendes Auftreten bleibt aber trotzdem Ihre einzige Chance auf eine Zusage.
Schlagfertige, treffende und überzeugende Antworten sind faktisch betrachtet nicht so schwer, wie allgemein angenommen. Der Schlüssel zu Erfolgsantworten ist Wissen. Personen, die immer passende Antworten parat haben, kennen sich einfach gut aus. Die gute Nachricht an dieser Stelle: Auch Sie können daher lernen, wie Sie im Vorstellungsgespräch so geschickt argumentieren, dass Sie jeden überzeugen.
Aber wie machen Sie das? Als Erstes ist es wichtig, sich mit den allgemeinen Aufgaben in der Verwaltung zu beschäftigen und das Vorstellungsgespräch intensiv vorzubereiten. Dabei hilft Ihnen eine Schritt-für-Schritt Checkliste. Außerdem lautet ein guter Tipp, sich mit den fünf meistgestellten Fragen in einem Vorstellungsgespräch in der Verwaltung auseinanderzusetzen. Mit den fünf Musterantworten, die Sie individuell anpassen können, bringt Sie keiner mehr aus dem Konzept!
Ihre Aufgaben in der Verwaltung: Das sollten Sie mitbringen!
Natürlich ist eine offene und kommunikative Art im Vorstellungsgespräch gefragt. Allerdings merkt der Personaler schnell, ob Sie improvisieren, oder ob tatsächlich fundiertes Wissen dahintersteckt. Hier können Sie punkten, indem Sie sich ausführlich mit den Aufgaben in der Verwaltung beschäftigen. Egal, welche Frage kommt: Wenn Sie sich gründlich vorbereitet haben, können Sie immer gelassen antworten.
Die folgenden Punkte geben Ihnen einen Überblick über die Aufgaben eines Verwalters. Denken Sie dennoch daran, als Bewerber die spezifischen Anforderungen zu berücksichtigen:
- In der Verwaltung zu arbeiten, bedeutet im Grunde genommen die Organisation eines Betriebes. Das gestaltet sich meistens im Team, weshalb Absprachen und Kommunikation die Grundaufgaben eines Verwalters sind.
- Die Verteilung von Aufgaben. Verwalter haben alle Bereiche im Blick und sollten den Betrieb kennen, wie die berühmte „eigene Westentasche“. Geeignete Aufgaben an geeignetes Personal zu delegieren, ist also eine weitere Kernaufgabe.
- Definition von Aufgabenbereichen. Verwalter erkennen diese nicht nur, sondern bringen auch Strukturen in wirre Betriebskulturen. Beschreibungen von Arbeitsabläufen und Handbücher sind Ihr tägliches Brot.
- Ablage- und Sortiersysteme beherrschen. Besonders im Zeitalter des Datenschutzes müssen Dokumente sauber behandelt und abgelegt werden. Damit übernehmen Sie in der Verwaltung eine verantwortungsvolle Aufgabe.
- Papierschlachten ausfechten. Ein Job als Verwalter ist nicht immer spannend, dafür aber mit Einsatz hervorragend zu meistern. Das Schlüsselwort hier ist der rote Faden.
Diese Punkte geben Ihnen einen kleinen Einblick in die Welt der Verwaltung. Beschäftigen Sie sich vor dem Vorstellungsgespräch intensiv mit aktuellen Aufgaben in Ihrem Fachbereich, sodass Sie als Bewerber kompetent und souverän auftreten können.
Vorbereitung Vorstellungsgespräch Verwaltung: In 6 Schritten zum Erfolg!
Wenn Sie sich nun inhaltlich mit der Position auseinandergesetzt haben, kommt es darauf an, sich konkret auf das Bewerbungsgespräch vorzubereiten. Sie müssen Ihr Wissen im entscheidenden Moment schließlich auch perfekt inszenieren. Das gelingt Ihnen mit den folgenden sechs Schritten, die Sie wie eine Checkliste abarbeiten können.
- Setzen Sie sich mit der Stellenanzeige auseinander. Welche Kenntnisse und Fähigkeiten werden von Ihnen verlangt? Welche Themen werden Ihnen in Ihrer neuen Position zugetragen werden? Verbinden Sie ihr grundlegendes Wissen mit diesen Anforderungen.
- Rufen Sie sich die Informationen aus Ihrer eigenen Bewerbung in Ihr Gedächtnis. Im Anschreiben haben Sie eine klare Motivation für die Bewerbung dargelegt. Im Bewerbungsgespräch gilt es, diese Motivation zu vertiefen, damit Ihr Gesprächspartner ein klares Bild von Ihnen bekommt.
- Setzen Sie sich mit dem Unternehmen auseinander. Jeder Betrieb verfügt über eine unterschiedliche Unternehmenskultur, verschiedene Strukturen und interne Richtlinien. Je besser Sie sich mit dem Unternehmen identifizieren können, desto passender werden Sie im Gespräch wahrgenommen
- Finden Sie den Dresscode heraus. Das kann in der Verwaltung gar nicht so einfach sein. Orientieren Sie sich daher am Onlineauftritt. Generell gilt: Lieber over- als underdressed. So fühlen Sie sich immer wohl in Ihrer Haut.
- Recherchieren Sie, wer Ihr Gesprächspartner sein wird. Das gibt Ihnen nicht nur Sicherheit, Sie können sich so außerdem individuell vorbereiten und wissen, was auf Sie zukommt. Eventuelle Gemeinsamkeiten sind immer ein Eisbrecher.
- Planen Sie Ihre Anfahrt. Viele Kandidaten machen den Fehler und vergessen über die theoretische Vorbereitung ganz praktische Punkte. Dabei ist eine entspannte Ankunft der Start für ein erfolgreiches Gespräch!
Wenn Sie diese sechs Schritte nacheinander abarbeiten und eventuell noch persönliche Punkte ergänzen, dann steht einem sehr guten Vorstellungsgespräch nichts mehr im Weg. Sobald Sie sich dann mitten im Gespräch befinden, gilt es nur noch, das ganze Wissen abzurufen und passende Antworten zu formulieren.
Vorstellungsgespräch Verwaltung: 5 Fragen und Antworten
Ein Bewerbungsgespräch läuft meistens nach demselben Schema ab: Erst wird das Unternehmen vorgestellt, dann sind Sie an der Reihe. Hier müssen Sie mit schlagfertigen Antworten glänzen. Danach geht es um Organisatorisches und Sie bekommen Ihrerseits die Möglichkeit, Fragen zu stellen. Zum Ende werden Sie über den weiteren Ablauf informiert.
In diesem Artikel geht es um den Teil des Vorstellungsgesprächs, in dem Ihnen Fragen gestellt werden. Diese sind meistens unterschiedlich, orientieren sich jedoch in der Regel am selben Schema und müssen dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz entsprechen. Mit den fünf folgenden Fragen und Antworten sind Sie daher schon ein ganzes Stück weiter.
#1 Erzählen Sie uns etwas über sich.
Diese erste Aufforderung läutet Phase zwei des Bewerbungsgesprächs ein. Jetzt dreht sich alles um Sie und Ihre Qualifikation für den Job. Trotz der offenen Frage ist es keine gute Idee, weit auszuholen und eine halbe Stunde lang zu erklären, wie Sie zu der Bewerbung gekommen sind.
Besser ist eine kurze berufliche Bilanz, die Ihre reflektierte und kompetente Einstellung zu dem ausgeschriebenen Job in der Verwaltung zeigt. Das folgende Beispiel muss daher immer individuell angepasst werden, kann aber als Leitfaden dienen.
Vielen Dank für die interessante Vorstellung des Unternehmens. Genau der Punkt ____ ist es, der mich am Fachbereich ____ immer angesprochen hat. Daher habe ich auch meine Ausbildung ___ in die Richtung ___ vertieft und bin nun auf der Suche nach einer neuen beruflichen Herausforderung. Aufgrund eines Umzugs und der guten Reputation dieses Unternehmens bin ich auf Ihr Stellenangebot aufmerksam geworden und freue mich, Sie nun persönlich kennenzulernen.
#2 Wo sehen Sie sich in 10 Jahren?
Diese Frage wird in neun von 10 Vorstellungsgesprächen gestellt, weshalb eine schlagfertige Antwort sehr wichtig ist. Denken Sie bei dieser Frage auch einmal über den Rahmen hinaus. Was will Ihr Gesprächspartner von Ihnen hören und was wäre Ihre ehrliche Antwort? Beides sollte miteinander verbunden werden, damit Sie eine authentische Antwort geben können. Loyalität ist wichtig, Zielstrebigkeit aber auch.
In 10 Jahren sehe ich mich einem erfüllenden Job, bei dem ich gleichzeitig meine Vorstellungen bezüglich ___ erfüllen kann. Aktuell macht mir die Tätigkeit in der Verwaltung viel Freude, weshalb ich auch offen für Fort- und Weiterbildungen bin. In 10 Jahren kann ich mir auch vorstellen, Sie im Rahmen eines eigenen unternehmerischen Verwaltungsbüros zu unterstützen.
#3 Was haben Sie für Ansprüche an die Arbeit in der ausgeschriebenen Position?
Ihr Gegenüber möchte wissen, ob Sie sich mit dem Job identifizieren können und ob Sie eine genaue Vorstellung davon haben, was auf Sie zukommt. Das ist aus Unternehmenssicht sehr wichtig, denn nur zufriedene Mitarbeiter machen einen guten Job und arbeiten langfristig mit dem Betrieb zusammen.
Es gilt also zu zeigen, dass Sie sich mit der Stellenbeschreibung auseinandergesetzt haben und ebenfalls wissen, wie die tägliche Arbeit aussieht. Machen Sie deutlich, warum Sie gerade diesen Job wählen und was Sie sich davon erwarten.
Die ausgeschriebene Position bringt unter anderem die Bearbeitung der Themen ____ mit sich. Ich habe mich speziell mit diesem Fachgebiet im letzten Jahr intensiv auseinandergesetzt und dabei meine Faszination für ___ entdeckt. Daher wünsche ich mir von dem neuen Job, dass ich diese Kenntnisse einbringen kann und so Ihr Unternehmen unterstütze.
#4 Was sind Ihre Gehaltsvorstellungen?
Spätestens bei dieser Frage müssen Sie selbstsicher und kompetent auftreten. Denn ein zurückhaltendes Auftreten kann schnell falsch interpretiert werden. Doch auch ein zu hohes Selbstbewusstsein schadet wieder mehr, als das es nutzt. Der Schlüssel ist und bleibt Wissen.
Setzen Sie sich mit den Branchengehältern auseinander, recherchieren Sie Vergleichslöhne und berechnen Sie, mit welchem Wunschgehalt Sie zufrieden wären. Verschiedene Faktoren haben Einfluss auf die Zahl, die Sie schlussendlich nennen, es kommt nur darauf an, dass Sie sie begründen können.
Ich habe mich intensiv mit den verschiedenen Kostenfaktoren auseinandergesetzt und stelle mir ____ pro Jahr als Gehalt vor. Durch meine Arbeitserfahrung und die spezielle Ausbildung entspricht dies aktuellen Vergleichslöhnen.
#5 Was sind Ihre Schwächen?
Das ist die zweite kritische Frage, die 90 % aller Bewerber erwartet. Keine Schwächen zu nennen oder es mit der Bescheidenheit zu übertreiben, sind beides keine guten Ideen. Indem Sie sich mit Ihren Stärken auseinandersetzen, werden Sie auch vorhandene Schwächen entdecken.
Achten Sie aber darauf, nur Schwächen zu nennen, die nicht diametral zu den in der Stellenbeschreibung gewünschten Stärken sind. Außerdem ist es immer vorteilhaft Schwächen zu nennen, die Sie mit einem Verbesserungspotenzial, etwa durch eine angestrebte Fortbildung, verbinden können.
Durch meine ausgeprägte ____ (Stärke) fällt es mir manchmal schwer, ______. Ich habe mich damit auseinandergesetzt und würde gerne im nächsten Jahr einen Kurs zum Thema ____ belegen. Das wäre auch eine Frage von mir: Unterstützt Ihr Unternehmen Fortbildungsangebote?
Mit dieser Antwort liegen Sie goldrichtig und lenken direkt weg von Ihrer Schwäche, obwohl Sie ehrlich bleiben. Die beste Wahl!
Vorstellungsgespräch Verwaltung: Ihre Antworten, Ihre Entscheidung
Sie wissen jetzt, auf was es in der Vorbereitung ankommt, damit Sie direkt im Gespräch die besten Antworten abliefern können. Nicht nur die inhaltliche Vorbereitung ist entscheidend, sondern auch die spezifische auf das Jobangebot.
Mit den fünf Musterantworten kann Sie außerdem nichts mehr aus der Bahn werfen. Sollte Ihnen doch einmal eine andere, knifflige Frage unterkommen, denken Sie immer daran: Wissen ist der Schlüssel. Viel Erfolg!
