Aktualisiert am 27. Januar 2023 von Ömer Bekar
Nach dem Absenden einer Bewerbung vergehen ein paar Tage oder auch Wochen, bis im besten Fall die Einladung zu einem Vorstellungsgespräch eintrifft. Im ersten Moment ist die Freude groß, aber parallel dazu verbinden viele Bewerber mit einem Bewerbungsgespräch auch einen großen Erwartungsdruck. Schließlich ist es die Chance, das Wunschunternehmen von sich zu begeistern. Gerade als Sekretärin werden Sie während des Gespräches besonders unter die Lupe genommen, damit der Personaler feststellen kann, ob Sie für den Job geeignet sind. Da kann schon einmal Unsicherheit und Nervosität aufkommen.
Auch wenn diese Gefühle vor einem Vorstellungsgespräch als Sekretärin normal sind, haben Sie trotzdem die Möglichkeit, sich so vorzubereiten, dass Sie auf ganzer Linie überzeugen können. Wenn Sie also den perfekten Job gefunden haben und nun eine Einladung zum Vorstellungsgespräch in den Händen halten, dann erfahren Sie hier, mit welchen Tipps und Tricks Sie sich gegen die Konkurrenz durchsetzen. In der Tat gibt es auf eine Position meistens eine ganze Menge Bewerber, das muss Ihnen allerdings kein Kopfzerbrechen bereiten, wenn Sie richtig vorbereitet in den Termin gehen.
Aber wie sieht so eine perfekte Vorbereitung eigentlich aus? Welche kritischen Fragen können Ihnen gestellt werden? Gibt es außerdem typische Fragen an Sie als Sekretärin, die Sie flüssig beantworten müssen? Was bringt es Ihnen, sich im Vorfeld mit den Aufgaben einer Sekretärin auseinanderzusetzen? Das sind Fragen, deren Antworten Ihnen dabei helfen, im Gespräch sicher und selbstbewusst aufzutreten. Indem Sie die folgenden Tipps individuell lesen und bearbeiten, kann also nichts mehr schiefgehen!
Vorstellungsgespräch Sekretärin: So bereiten Sie sich optimal vor
Sie haben sich nun ausführlich mit dem Aufgabenfeld auseinandergesetzt und damit einen wichtigen Erfolgsfaktor abgehakt. Nun gilt es, dieses Wissen auf Ihre angestrebte Position zu adaptieren. Nur so können Sie überzeugen. Außerdem gilt es auch, ein paar wichtige Details herauszufinden und Organisatorisches zu klären, damit Sie entspannt in das Gespräch starten können. Die folgende Checkliste hilft Ihnen dabei, keinen Punkt zu vergessen:
- Studieren Sie die Stellenanzeige. Hier gibt die Firma Hinweise darauf, was genau Sie in der Position erwartet, die Sie anstreben. Welche Aufgaben sprechen Sie besonders an? Welche Anforderungen erfüllen Sie? Die Themen der Stellenanzeige zu kennen und wiedergeben zu können, ist ein wichtiger Baustein eines erfolgreichen persönlichen Kontaktes.
- Lesen Sie Ihre eigene Bewerbung. Das mag zuerst seltsam klingen, Tatsache ist aber: In der Aufregung vergessen viele Bewerber die Argumentation aus ihrem eigenen Anschreiben. Verknüpfen Sie im Vorfeld ihre Aussagen mit Argumenten, die Sie im Gespräch verwenden wollen. So kommen Sie nicht ins Stocken.
- Beschäftigen Sie sich mit dem Unternehmen. Viele Bewerber machen hier einen entscheidenden Fehler. Sie beschäftigen sich ausschließlich mit den Qualifikationen und nicht mit dem Unternehmen. Um sich von anderen Bewerbern abzuheben, müssen Sie aber auch ihr persönliches Interesse an dem Unternehmen glaubhaft vermitteln können.
- Finden Sie den Dresscode heraus. In manchen Branchen ist es üblich, als Sekretärin im Kostüm zu erscheinen, in manchen Organisationen werden Sie sich damit aber fehl am Platz fühlen. Damit Ihnen das nicht passiert, ist eine Recherche hier der beste Weg.
- Holen Sie Informationen über Ihren Gesprächspartner ein. Bringen Sie seine Position in Erfahrung, seine Anstellungszeit und im besten Fall auch gemeinsame Interessen und Themen. So ergeben sich Eisbrecher und Sie vermeiden, in Fettnäpfchen zu treten.
- Planen Sie die Anfahrt. Erst am Tag des Termins den Zielort und die Anfahrtszeit in Erfahrung zu bringen, ist keine gute Idee. Planen Sie außerdem etwas Puffer ein, um entspannt anzukommen.
Mit diesen sechs Tipps haben Sie schon eine ganze Liste an Punkten abgearbeitet, die Ihnen im Gespräch sehr helfen werden. Jede Information wird dazu beitragen, dass Sie sicher und selbstbewusst auftreten können.
Allerdings lohnt es sich daneben auch, insbesondere knifflige Fragen vorzubereiten. Dazu gehören vor allem Fragen, die speziell an Sie als Sekretärin gerichtet werden.
Top 5 Fragen im Vorstellungsgespräch: Ihre perfekte Antwort!
Natürlich sind unterschiedliche Themen die Regel in jedem Vorstellungsgespräch. Daher können Sie sich auch nicht perfekt vorbereiten, selbst wenn Sie das wollten. Spontaneität und ehrliche Antworten sind daher immer doch die wichtigsten Tipps, um in der Runde zu punkten.
Trotzdem gibt es auch einige Fragen, die Ihnen mit hoher Wahrscheinlichkeit gestellt werden, wenn Sie sich als Sekretärin bewerben. Die folgenden fünf Punkte können Sie daher als Checkliste betrachten. Wenn Sie ohne Probleme darauf Antworten formulieren können, wird Sie im Gespräch so schnell nichts ins Schwitzen bringen.
#1 Was ist das Wichtigste bei der Führung eines Sekretariats?
Diese Frage beantworten Sie am besten aus Ihrer Berufserfahrung heraus. Überlegen Sie sich, welche Eigenschaften und welche Regeln zu Ihrem Erfolg in anderen Positionen beigetragen haben. Darüber hinaus sollten Sie sich das Stellenprofil genau angucken. Je nachdem welche Aufgaben von Ihnen als Sekretärin verlangt werden, kann sich die Antwort ändern. Bei einer Stellenausschreibung für eine führende Sekretariatskraft könnte die Antwort wie folgt aussehen:
Ich betrachte die Führung eines Sekretariats als Managementaufgabe. Deswegen halte ich Mitdenken und Vorausplanen für wichtige Eigenschaften bei der Sekretariatsführung. Zusammen mit guter Kommunikation kann so die Arbeit erfolgreich erledigt werden.
#2 Wo sehen Sie sich in fünf Jahren?
Diese Frage ist ein bisschen schwieriger. Hier geht es einerseits um Ehrlichkeit, andererseits aber auch um Loyalität und um Lernbereitschaft. Der Arbeitgeber möchte natürlich wissen, ob Sie den Job als reines Sprungbrett betrachten, oder ob Sie langfristig gute Arbeit leisten werden. Trotzdem ist es auch wichtig Lernbereitschaft und Ziele zu vermitteln. Die folgende Musterantwort kann Ihnen dabei helfen, Ihre ganz persönliche Antwort zu formulieren.
Ich betrachte Arbeitsverhältnisse als wichtige Sorgfaltsaufgabe, weshalb ich mich auch in fünf Jahren in demselben Fachbereich sehen kann. Trotzdem lerne ich gerne regelmäßig dazu und nehme Chancen, die sich dadurch bieten, gerne wahr. Gerade diese Fortbildungsmöglichkeiten gefallen mir besonders gut an Ihrem Unternehmen.
#3 Wie stellen Sie sich eine Beschäftigung in dieser Position vor?
Auf diese Frage gibt es keine Musterantwort, denn dafür müssen Sie sich eingehend mit den in der Stellenbeschreibung genannten Aufgaben beschäftigen. Der Personaler möchte wissen, ob Sie wissen, was auf Sie zukommt und ob Sie sich damit identifizieren können.
Das hat auch einfach den Grund, dass Firmen langfristig eine positive Zusammenarbeit anstreben. Für beide Seiten hat es daher Vorteile, wenn Sie mit den Aufgaben zufrieden sind. An dieser Stelle ist eine ehrliche Antwort wichtig, Sie können die Situation auch nutzen, um noch einmal genauer nachzufragen. Schließlich müssen nicht nur Sie das Unternehmen, sondern das Unternehmen auch Sie überzeugen.
#4 Erzählen Sie uns etwas über sich
Auch auf diese Frage gibt es keine perfekte, sondern nur eine individuelle Antwort. Meistens direkt am Anfang des Gespräches gestellt, ist das die erste Hürde, die Sie meistern müssen. Denn es geht an diesem Punkt nicht darum, die Informationen aus Anschreiben und Lebenslauf zu wiederholen, sondern eine persönliche, berufliche Bilanz zu ziehen.
Der Personaler sollte an diesem Punkt verstehen, was genau Sie dazu gebracht hat, genau in diesem Moment in diesem Vorstellungsgespräch zu sitzen. Das kann Ihre Faszination für das Unternehmen sein, eine hohe Identifikation mit den Aufgaben einer Sekretärin oder ganz schlicht das Ausprobieren eines neuen Berufsfeldes. Trauen Sie sich, etwas von sich zu erzählen, damit überzeugen Sie auf ganzer Linie!
#5 Haben Sie noch Fragen?
Diese Frage wird von vielen Bewerbern missverstanden: Mit Fragen signalisieren Sie dem Personaler keine ungenügende Vorbereitung, sondern echtes Interesse. Allerdings sollten Sie Ihre Fragen trotzdem gründlich vorbereiten, um nicht unbewusst in ein Fettnäpfchen zu treten und dennoch einen unvorbereiteten Eindruck zu machen. Fragen Sie daher nichts, was aus dem Firmenauftritt und der Stellenanzeige klar ersichtlich ist. Eine optimale Antwort könnte daher wie folgt lauten:
Ja, ich habe tatsächlich noch zwei Fragen. Leider konnte ich auch bei genauer Recherche nicht herausfinden, wie/ob/warum _____. Können Sie mir dazu noch genauere Informationen geben?
Kritische Fragen: Kein Grund zur Panik!
Die bereits erwähnten fünf Fragen sind mit ein bisschen Vorbereitung gut zu meistern. Allerdings gibt es auch Themen, die Sie und Ihre Mitbewerber ohne Vorbereitung ganz schön in die Bredouille bringen können.
Der Personaler muss zwar bestimmte Regeln beachten, trotzdem wird versucht werden, Sie so gut wie möglich einschätzen zu können. Damit das auch gelingt, kann es sein, dass Ihnen folgende beiden Fragen gestellt werden:
#1 Was sind Ihre Schwächen?
Ihre Stärken sind das, was Sie in einem Vorstellungsgespräch betonen wollen. Diese Frage muss daher so geschickt beantwortet werden, dass immer noch der bestmögliche Eindruck von Ihnen bleibt. Das ist keine einfache Aufgabe. Aus diesem Grund können Sie die drei folgenden Schritte durchgehen, um mit der maximalen Sicherheit antworten zu können:
- Setzen Sie sich mit dem Stellenprofil auseinander. Was sind Schwächen, die definitiv zum Ausschluss führen könnten? Nennen Sie diese nicht in Ihrer Antwort.
- Befragen Sie Freunde und Familie über Ihre Stärken und Schwächen. Eigen- und Fremdwahrnehmung sind häufig sehr unterschiedlich.
- Suchen Sie sich zwei Schwächen heraus, die nicht diametral zu den genannten Anforderungen stehen und die durch Weiterbildung und Übung beseitigt werden können. Betonen Sie diesen Willen zur Verbesserung.
Mit diesen drei Schritten können Sie ehrlich antworten, zeigen Ihr Engagement und eine reflektierte Selbsteinschätzung. Das ist eine Eigenschaft, die Sie deutlich von allen Mitbewerbern abhebt und nachhaltig beeindruckt.
In der Regel wird die Frage nach den Schwächen auch im Zusammenhang mit den Stärken genannt. Meistens nennen Kandidaten erst ihre Stärken und dann Ihre Schwächen. Wie wäre es, wenn Sie diese Regel einmal brechen? So bleiben Ihre Stärken im Kopf, mit denen Sie ihre Schwächen ausbügeln. Das ist immer eine gute Idee!
#2 Was sind Ihre Gehaltsvorstellungen?
Über Geld spricht man nicht. Diese Regel sollten Sie in einem Vorstellungsgespräch definitiv nicht befolgen. Es gibt hier kein Rezept für eine perfekte Antwort, aber eine einfache Regel: Bereiten Sie sich vor. Indem Sie die Löhne in der Branche kennen, Ihre Ausbildung berücksichtigen und auch Firmengröße und -Branche berücksichtigen, treffen Sie immer den richtigen Ton.
Vorteilhaft ist es auch, einen Verhandlungskorridor zu öffnen, dessen unterste Grenze ihr Wunschgehalt ist. Damit verlieren Sie nichts, können aber Bares gewinnen.
Ihr Vorstellungsgespräch als Sekretärin, Ihre Chance
Sie haben gelesen, welche Schritte zu einer optimalen Vorbereitung gehören. Sie wissen, welche Fragen wahrscheinlich an Sie als Sekretärin gestellt werden und auch, wie Sie mit schwierigen Fragen umgehen.
Vergessen Sie nicht, dass Ihre größte Stärke immer noch Ihre Natürlichkeit ist. Schließlich müssen Sie sich so in dem Unternehmen wohlfühlen, wie Sie sind. Wenn es damit einmal nicht klappt, dann wartet eine bessere Möglichkeit!
