Aktualisiert am 27. Januar 2023 von Ömer Bekar
Die Berufsbezeichnung „Bürokauffrau“ ist sehr allgemeiner Art. Als gelernte Kauffrau für Bürowesen werden Dir auf Anhieb mindestens zehn alternative Begriffe einfallen. Warum dem so ist, und was dies für die Zukunft und eine Bewerbung bedeutet soll nun besprochen werden. Es werden die wesentlichen Aspekte für einen Bewerbungsbrief herausgestellt, um am Ende zu einem Anschreiben zu gelangen, das als Muster dienen kann.
►Vorlage Bewerbung Bürokauffrau als Initiativbewerbung
Sehr geehrter Herr ___,
nach meiner Ausbildung vor vier Jahren begann ich in der Poststelle der Firma ___, wechselte allerdings zeitnah in den Versand. Da meine Fähigkeiten in den verschiedenen Programmen erkannt wurden, konnte ich zusätzlich als Vertretung in anderen Bereichen der Firma Erfahrungen sammeln.
Kundig und routiniert erledige ich sehr sorgfältig jeden Schriftverkehr, überzeuge am Telefon, da mir eine freundliche Telefonstimme gegeben ist und zeige eine hohe Lernbereitschaft. Bürokauffrau wurde ich aus tiefer Überzeugung und Hinwendung zur Betriebswirtschaft allgemein. Daher studiere ich auch privat regelmäßig Fachliteratur.
Nun las ich im Fachorgan ___ über Ihre Firmenphilosophie. Daraufhin besuchte ich Ihre Homepage und erhielt dort die Bestätigung, die ich suchte. Sie legen sehr viel Wert auf lernbreite Mitarbeiter. Möchten, dass diese regelmäßig eine Weiterbildung besuchen und unterstützen Bemühungen auch durch Zusatzleitungen.
Dies sind für mich vorbildliche Taten, an denen ich sehr gerne partizipieren möchte. Meine Gier nach weiterer Kenntnis ist groß und will gestillt werden, wie auch mein Engagement danach immer mehr steigt. Dies hat sich immer auch sehr positiv auf die Teamarbeit ausgewirkt, wie ich aus Rückmeldungen und eigenen Beobachtungen erfahren habe.
Daher werde ich mich enorm freuen, von Ihnen zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen zu werden. Diese, wie eine Einstellung, kann sehr kurzfristig geschehen.
Mit freundlichen Grüßen
Bürokauffrau oder kaufmännische Bürofachkraft
Beide Begriffe sind identisch zu sehen, allerdings ist der Begriff „Bürokauffrau“ etabliert und wird weiterhin benutzt, sodass er vielen Menschen geläufiger ist. Inhaltlich sind damit keine Änderungen verbunden. Eine Bürokauffrau erledigt alle in einem Büro anfallenden Aufgaben. Eine Spezialisierung ist daher zunächst noch nicht zu erkennen. Sie ist allgemein im Beruf ausgebildet und kann sich durch Weiterbildung spezialisieren oder noch vielseitiger werden.
Berufe mit vergleichbaren Tätigkeiten sind daher immer auch für die Bürokauffrau interessant, wenn sie sich zusätzlich qualifiziert hat. Wir werden zunächst die wesentlichen Berufe angeben, die eine realistische Alternative darstellen und auf welche eine Bewerbung abgegeben werden kann.
- Büroassistentin oder Sekretärin
- Fachangestellte oder Kauffrau für die Bürokommunikation
- Industriekauffrau
- kaufmännische Assistentin
- Wirtschaftsassistentin
- Buchhalterin und Finanzbuchhalterin
- Einkäuferin
- Personalsachbearbeiterin
- Lohnbuchhalterin
- Sachbearbeiterin Verkauf
- Vertriebsassistentin
Die Liste bleibt unvollständig, doch wird verdeutlicht, dass ein reichhaltiges Angebot bei der Suche nach einer Stelle vorhanden sein kann. Allerdings ist der Zugang zu den genannten Alternativen meist erst durch zusätzliche Ausbildung zu erreichen. Dies kann berufsbegleitend stattfinden und wird von vielen Unternehmen gefördert. Somit suchen viele Bürokauffrauen auch innerbetrieblich eine Veränderung.
Ein weiterer Aspekt ist die sich abzeichnende Automatisierung und fortschreitende Digitalisierung im Bürowesen. Viele Stellen werden zukünftig durch Roboter und Computer ersetzt. Eine Spezialisierung der Bürokauffrau wird nicht ausbleiben können. Nicht jede Stelle wird wegfallen können. Doch viele Arbeiten können von Maschinen übernommen werden. Dadurch werden im IT-Bereich neue Stellen entstehen. Auch hier kann die Bürokauffrau der Zukunft eingesetzt werden. Das Schlüsselwort heißt auch hier Weiterbildung oder Ausbildung.
Die Bürokauffrau als Person
Dieser Bereich kann nicht laut genug betont werden. Bürokaufleute mit vergleichbarer Qualifikation sind genügend auf dem Markt zu finden. Auf jede freie Stelle bewerben sich immer mehrere Kandidaten. Also muss mit Softsklills gepunktet werden. Einfacher ausgedrückt musst Du mit Deinen eigenen Waffen, Deinen persönlichen Eigenschaften, Punkte sammeln.
Lese beliebige Stellenbeschreibungen intensiv durch, und Du wirst erkennen, dass neben den fachlichen Fähigkeiten immer auch persönliche Fähigkeiten zur Bedingung gemacht werden. Beide Teile sind also zu kombinieren, dann entsteht das Bild der guten Bürokauffrau, die von einem Personaler als interessante Bewerberin erkannt wird. Allein die Zeugnisse und Beschreibungen im Lebenslauf sind nicht ausreichend. Du musst als Person überzeugen, was allein im Bewerbungsbrief und am Ende im Vorstellungsgespräch stattfinden wird.
Fachkenntnisse und Person
Als Formulierungshilfen für Dein Bewerbungsschreiben dienen Kombinationen von Fachkenntnissen und persönlichen Eigenschaften. Wir entwickeln nun eine Tabelle und stellen dabei beide Aspekte gegenüber. Aus jeder Zeile der Tabelle kann ein Satz gebildet werden, der im Bewerbungsbrief eingefügt werden kann. Sinnvoll ist es, aus mehreren Zeilen einen Absatz zu formulieren. Dann werden zusammengehörige Teile auch zusammen beschrieben, was Dich interessanter macht. Der Personaler kann sich dadurch leichter ein Bild von Dir machen.
Wir beschränken uns auf die Kernkompetenzen, um übersichtlicher zu bleiben. Leicht kannst Du weitere Aspekte hinzufügen, die Dir als wichtig erscheinen. Bleibe aber immer zuerst bei der Stellenbeschreibung. Dort findest Du alle die Punkte, die dem Unternehmen wichtig sind. Diese Punkte müssen unbedingt behandelt werden.
| Fachliche Kompetenz | Persönliche Eigenschaft |
| Registratur, Ablage, Post | Sorgfalt, Zuverlässigkeit, Fleiß |
| Verwaltung, Akten, Dokumente | Sorgfalt, Ordnungsliebe |
| Korrespondenz, Telefondienst | Kommunikationsstärke, gutes Deutsch, Fremdsprachen, Sprachgewandtheit |
| Sachbearbeitung | Gutes Deutsch, Teamarbeit |
| Abrechnungen, Buchführung | Zahlenverständnis, Sorgfalt, Zuverlässigkeit |
| Büroorganisation | Ordnungsliebe, Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke, Kontaktfreudigkeit, Menschenkenntnis, Selbstbewusstsein |
| Einkauf, Beschaffung, Kalkulation | Zahlenverständnis, Kommunikationsstärke, Verhandlungssicherheit |
| Terminplanung, Reiseorganisation | Ordnungsliebe, strukturiertes Denken |
| Vertrieb, Versand | Kommunikationsstärke, Kontaktfreudigkeit, Zuverlässigkeit, Zahlenverständnis |
| Kundenbetreuung | Einfühlungsvermögen, Kontaktfreudigkeit, Kommunikationsstärke, Selbstbewusstsein |
| Personalsachbearbeitung | Sorgfalt, Zuverlässigkeit, Fleiß |
Initiativbewerbung ohne Stellenbeschreibung
Du möchtest Dich auf eine konkrete Stelle in einer von Dir ausgesuchten Firma initiativ bewerben, die nicht ausgeschrieben ist. Eine Stellenbeschreibung kann daher nicht vorliegen. Allerdings kannst Du dies selbst denken. Du willst eine ausgewählte Stelle erhalten, dann wirst Du auch wissen, welche Kompetenzen fachlicher und persönlicher Art dabei zu berücksichtigen sind.
Versuche zusätzlich so viele Informationen über die gewünschte Stelle zu erhalten, wie Dir möglich ist.
- Recherchiere auf der Homepage der Firma.
- Telefoniere mit der Personalabteilung.
- Befrage Mitarbeiterinnen der Firma, soweit sie Dir bekannt sind.
- Ziehe Deine eigenen Erfahrungen her.
Gehe nun vor, wie die Tabelle oben es vorgibt. Verbinde die zueinander passenden Kompetenzen mit Eigenschaften und formuliere ein Anschreiben. Eine Initiativbewerbung ist eine Bewerbung auf eine konkrete Stelle, die vielleicht bald frei werden könnte. Auch ist es eine Bewerbung allgemein für eine ausgesuchte Firma.
Betone daher im Anschreiben auch besonders, warum Dir diese Firma so sehr am Herzen liegt. Du musst folgende Frage beantworten: „Warum bewirbst Du Dich ausgerechnet bei dieser Firma?“ Wenn eine gute und glaubwürdige Antwort gefunden wird, wird ein Personaler sich für Dich interessieren und überlegen, ob er Dich sofort oder eventuell erst später beschäftigen kann.
