Vielseitig ist der Beruf der Bürokauffrau. Vielseitig sollten daher auch die Personen sein, die sich um eine Stelle bewerben. Dass Vielseitigkeit hier durch die allgemein aufgestellte Basis begründet ist, wird Dir bekannt sein. Wie vielseitig der Mensch sein sollte, der dahinter steht, ist allerdings nicht allen Bewerberinnen klar. Was dies im Detail bedeutet, und was ein Personaler gerne sehen möchte, wird hier beschrieben. Im Ergebnis wird ein Bewerbungsanschreiben konstruiert, welches die Erwartungen erfüllt.
Wie vielseitig ist die Bürokauffrau?
Beginnen wir mit dem Berufsbild und der beruflichen Praxis. Sofort stoßen wir auf Gebiete, die diese Kauffrau als geeignet für alle Branchen erscheinen lässt. Ausgehend von der Ausbildung ist keine besondere Spezialisierung zu erkennen. Daher handelt es sich um Kauffrauen, die überall eingesetzt werden können.
Im Alltag wird sie dennoch ein Spezialgebiet betreuen. Um hier besondere Fähigkeiten entfalten zu können, wird es ohne Weiterbildung kaum gelingen, eine herausragende Position zu erlangen. Zudem werden dadurch die Fühler zu anderen Kauffrauen ausgestreckt. Eine Bürokauffrau mit langjähriger Erfahrung und etlichen Fortbildungskursen kann auch mit anderen Kauffrauen verwechselt werden und sich entsprechend unter diesen Bezeichnungen bewerben.
Wo arbeitet die Bürokauffrau?
Hier sollen lediglich die Bereiche angegeben werden. Spezifische Branchen müssen nicht aufgeführt werden, da diese Bereiche in fast allen Branchen vorhanden sein werden.
- Verwaltung
- Buchhaltung und Rechnungswesen
- Logistik
- Einkauf
- Verkauf
- Empfang und Sekretariat
- Postabteilung
- Versand
- Marketing
- Organisation
Verwandtschaften zu folgenden Berufen liegen nahe und können nach Fortbildung durchaus ausgeübt werden.
- Sekretärin
- Einzelhandelskauffrau
- Bankkauffrau
- Industriekauffrau
- Immobilienkauffrau
- Hotelkauffrau
- Versicherungskauffrau
- diverse andere
Was zeichnet eine erfahrene Bürokauffrau aus?
Hier kommen wir dem Bewerbungsbrief und dem Vorstellungsgespräch näher. Zunächst haben wir Deine Fachkompetenzen aufgelistet. Nun sollen die Eigenschaften hinzugefügt werden, die Dich zu einer besonders guten Bürokauffrau machen. Zum besseren Verständnis werden Fachkompetenzen und deren Details den Eigenschaften zugeordnet, welche Du als Person und Mensch mitbringen solltest.
| Kompetenzen und Tätigkeiten | Persönliche Merkmale und Eigenschaften |
| Verwaltung von Akten, Verträgen etc. Sachbearbeitung, Ablage, Registratur | Zuverlässigkeit, sorgfältiges Arbeiten, Übersicht, Ordnungsliebe |
| Schriftliche und mündliche Korrespondenz Telefondienst, Auskünfte erteilen, Termine vereinbaren, Kundenberatung, Briefverkehr | Sprachgewandtheit, Kontaktfreudigkeit, Kommunikationsstärke, Fremdsprachen, gute Rechtsschreibung und Grammatik |
| Buchführung, Abrechnungen, Rechnungsstellung, Zahlungsverkehr | Zahlenverständnis, mathematische Fähigkeiten, Sorgfalt, Zuverlässigkeit, Genauigkeit |
| Einkauf und Beschaffung Kalkulation, Berechnung, Verhandlungsführung, Bestellung, Warenannahme | Zahlenverständnis, Kommunikationsstärke, Selbstbewusstsein, Sorgfalt, Zuverlässigkeit |
| Organisation Büro und Abteilung Personaleinsatz, Strukturerhaltung, Materialübersicht | Ordnungsliebe, Selbstbewusstsein, Personalführung, Zuverlässigkeit, Menschenkenntnis, Teamfähigkeit |
| Vertrieb, Versand, Lager Verkauf, Warenverkehr, Lagerhaltung | Verkaufstalent, Marketingkenntnisse, Ordnungsliebe, Teamfähigkeit, wirtschaftliches Interesse |
| Planung Konferenzen, Reisen, Termine | Kommunikationsstärke, Selbstbewusstsein, Kontaktfreudigkeit, Organisationstalent |
| Sekretariat, Repräsentation | Sprachgewandtheit, Ordnungsliebe, Fremdsprachen, Kommunikationsstärke, Selbstbewusstsein |
Im Bewerbungsanschreiben wird es darauf ankommen, die jeweiligen Punkte der linken und rechten Spalte aus dieser Tabelle zu einem kurzen Satz zusammenzubringen. Sollen alle genannten Aspekte beschrieben werden, ist es sinnvoll einige Zeilen zu einem Abschnitt zusammenzufassen. Dadurch wird das Schreiben übersichtlicher. Außerdem lassen sich die meisten Aspekte leicht zu einer Aussage verbinden. Dies gelingt umso leichter, wenn der Fokus auf die Eigenschaften gerichtet wird.
Beispiel: Du möchtest Deine Ordnungsliebe und Zuverlässigkeit besonders betonen. Dann solltest Du alle Zeilen, in denen diese Eigenschaften zusammen in einem Absatz beschreiben, um Deine persönlichen Eigenschaften an mehreren Bereichen darlegen zu können. Das gibt ein gutes Bild Deiner Tätigkeit.
Berufserfahrung im Bewerbungsschreiben
In der Stellenanzeige wird nach einer erfahrenen Bürokauffrau gesucht. Dann ist es unbedingt erforderlich, die Erfahrung plausibel darzustellen. Es genügt nicht, nur viele Tätigkeiten aufzuzählen, die durchgeführt wurden. Auch die Nennung der Jahre im Beruf allein erzählt wenig über die Erfahrung. Über Deine Erfahrung muss berichtet werden.
- Gebe an, wie lange Du in welcher Abteilung gearbeitet hast.
- Gebe Auskunft, welche Tätigkeiten wie lange ausgeführt worden sind.
- Beschreibe, welche Aufgaben Dir leichtfallen und routiniert erledigt werden.
- Nennen Weiterbildungsmaßnahmen und darauf folgende Positionen.
- Nennen Deine bisherigen Stellungen und auch die damit eingenommenen Positionen.
- Zeige an, dass Dir in der neuen Stellung die Aufnahme der Arbeit kaum Schwierigkeiten machen wird, da Du auf konkrete Erfahrungen verweisen kannst, die Du hier exakt nennen kannst.
Berufserfahrung entsteht durch mehrere Jahre im Beruf. Damit ist allerdings die Qualität der Arbeit nicht beschrieben. Wenn es Dir gelingt, Zeit im Beruf mit Verbesserung der Arbeit darzustellen, dann wird Deine Erfahrung geschätzt werden. Ein Personaler sucht mit dieser Stellenanzeige nicht die Bewerberin, die am längsten gearbeitet hat, sondern er sucht Qualität und Routine. Die Zahl der Berufsjahre kann er leicht im Lebenslauf ablesen. Er wird aber etwas darüber hinaus wissen wollen.
- Deine Berufsjahre zusammen mit der Entwicklung Deiner Fachkenntnisse und persönlichen Eigenschaften und Fähigkeiten machen den Ausschlag in der Bewerbung. Also verbinde die Bereiche aus der Tabelle auch mit Beschreibungen Deiner Erfahrungen, dann wird Dir eine Einladung zu einem Vorstellungsgespräch fast sicher sein.
- Dort wirst Du Deine Argumente allerdings noch detaillierter ausführen müssen. Somit ist das Verfassen des Bewerbungsbriefes immer auch eine Vorbereitung auf die Selbstpräsentation im Vorstellungsgespräch.
Musteranschreiben Bürokauffrau mit Berufserfahrung
Sehr geehrter Herr XXX,
im Jahre 20XX habe ich die Berufsausbildung zur Bürokauffrau abgeschlossen und seither Erfahrungen in einem mittelständischen Unternehmen im Maschinenbau und bei einem Steuerberater gesammelt. Zu beiden Stellen kam ich nach Umstrukturierungen und Auslagerungen von Abteilungen.
Die Folge war für mich außerordentlich positiv, da mir verschiedene Sichtweisen im Rechnungsesen eröffnet wurden. Zunächst richtete sich die Sicht auf Kalkulation, Berechnung und Verhandlung, um im Anschluss die steuerliche Seite genauer unter die Lupe zu nehmen. Daraus ergab sich, dass es mir nun sehr leicht fällt, Investitionen, Einkäufe, Verträge und Personaleinsätze zu planen.
Sehr gerne möchte ich wieder in ein produzierendes Unternehmen wechseln, um meine Fähigkeiten komplett einsetzen zu können. Meine nun sehr ausgeprägten Eigenschaften wie Kommunikationsstärke, Organisationstalent, Verhandlungsgeschick und der Umgang mit Zahlen und Plänen sollen gezeigt werden können und nach Möglichkeit noch ausgebaut werden.
In Ihrer Stellenanzeige konnte ich erfreulicherweise lesen, dass Sie besonders viel Wert auf die Bereitschaft zur Fortbildung legen. Auch unterstützen Sie durch gezielte Zusatzleistungen die Leistungsbereitschaft und das unternehmerische Denken Ihrer Mitarbeiter. Beides liegt mir am Herzen und wird voll unterstützt.
Es ist mir daher eine Freude, Ihnen meine Bewerbung zukommen zu lassen. In Ihrem Unternehmen kann ich mir eine dauerhafte Position nicht nur sehr gut vorstellen, sondern auch mit Leben ausfüllen, wie ich es mir erträumt habe. Mit Engagement und Arbeitseifer werde ich zu Ihnen stoßen können und mich sehr schnell in ein Team integrieren.
Um mich besser kennenzulernen, wird es notwendig sein, ein vertieftes Gespräch und eine Vorstellung persönlich durchzuführen. Auf eine Einladung warte ich nun ungeduldig und mit Vorfreude.
Mit freundlichen Grüßen
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