Möchte ein Bewerber eine Initiativbewerbung schreiben, kann er sich zunächst an der Form und dem Aufbau einer normalen Bewerbung orientieren. Auch eine Initiativbewerbung umfasst immer ein Anschreiben und einen Lebenslauf, die genauso ansprechend gestaltet und übersichtlich strukturiert sein sollten, wie bei einer Bewerbung auf eine Stellenanzeige hin. Zudem ist es sinnvoll, auch bei einer Initiativbewerbung eine vollständige Bewerbungsmappe einzureichen.
Dadurch kann der Bewerber nämlich nicht nur ein umfassenderes Bild seines Profils vermitteln, sondern es besteht auch weniger die Gefahr, dass die Initiativbewerbung den Anschein eines massentauglichen Rundschreibens macht, das der Bewerber in ähnlicher Form auch an zahlreiche andere Unternehmen verschickt hat. Das eigentliche Schreiben der Initiativbewerbung und das Zusammenstellen der Bewerbungsmappe sind allerdings erst die letzten Schritte, denen eine sorgfältige Vorbereitung und eine gründliche Recherche vorausgehen. Bei einer Initiativbewerbung geht es nämlich nicht darum, das eigene Kompetenzprofil möglichst genau und überzeugend auf das Anforderungsprofil einer ausgeschriebenen Stelle anzupassen. Es geht vielmehr darum, aufzuzeigen, in welcher Form und weshalb sich der Bewerber gewinnbringend in das jeweilige Unternehmen einbringen kann und will und welchen konkreten Nutzen das Unternehmen und der Bewerber durch eine Einstellung haben.
Das Schreiben einer Initiativbewerbung gliedert sich daher in die folgenden fünf Schritte:
1. Festlegen der Ziele und Wünsche.
Der erste und wichtigste Schritt besteht darin, abzuklären, wonach der Bewerber überhaupt sucht. Eine Initiativbewerbung bezieht sich zwar nicht auf eine konkret ausgeschriebene Stelle, aber trotzdem auf eine bestimmte Position oder einen bestimmten Aufgabenbereich. Es ist die Aufgabe des Bewerbers, seine Wünsche und Ziele zu definieren, und nicht die Aufgabe des Personalers, nach einem Bereich zu suchen, der möglicherweise zu dem Bewerber passen könnte.
2. Erstellen des Kompetenzprofil.
Weiß der Bewerber, wonach er sucht, sollte er eine Liste mit seinen Kompetenzen und Qualifikationen erstellen. In diese Liste gehören einerseits die erreichten Abschlüsse und die praktischen Berufserfahrungen und andererseits die persönlichen Stärken, Merkmale, Charaktereigenschaften und Interessen. Zudem sollte der Bewerber zusammenstellen, welche Voraussetzungen üblicherweise für die jeweilige Position gefordert werden. Hierzu kann sich der Bewerber an Stellenanzeigen oder auch an Beschreibungen des Berufsbildes orientieren. Für jede Tätigkeit gibt es bestimmte Schlüsselbegriffe, die auf jeden Fall genannt werden sollten und die auch in einer Initiativbewerbungen nicht fehlen dürfen. Den Anforderungskatalog sollte der Bewerber dann mit seinen eigenen Kompetenzen abgleichen und versuchen, Beispiele für die vorhandenen Kompetenzen zu finden. Auf diese Weise stellt der Bewerber die Argumente, die für ihn sprechen, zusammen.
3. Suche nach passenden Unternehmen.
Steht fest, was der Bewerber will und was er zu bieten hat, geht es mit der Suche nach passenden Unternehmen weiter. Im Internet, in Brachenverzeichnissen, in Telefonbüchern, in Fachzeitschriften und bei Kammern und Verbänden kann der Bewerber nach Unternehmen suchen, die möglicherweise Positionen anbieten können, die zu den Vorstellungen und den Kompetenzen des Bewerbers passen.
4. Informationen über die Unternehmen sammeln.
Nach der Auswahl geeigneter Unternehmen sollte der Bewerber möglichst viele Informationen über die jeweiligen Unternehmen sammeln. Dies ist einerseits wichtig, um begründen zu können, weshalb sich der Bewerber gerade hier bewirbt. Andererseits erfährt der Bewerber auf diese Weise möglicherweise Informationen, die er für seine Bewerbung nutzen kann, beispielsweise wenn das Unternehmen plant, neue Standorte zu eröffnen oder bestimmte Bereiche umzustrukturieren. Außerdem kann der Bewerber in Erfahrung bringen, in welcher Form er seine Bewerbung einreichen sollte und wer der für ihn zuständige Ansprechpartner ist.
5. Initiativbewerbung schreiben.
Sind alle Informationen zusammengetragen, geht es an das eigentliche Schreiben der Bewerbung. Hierbei gelten die gleichen Regeln wie ansonsten auch. Der Lebenslauf wird tabellarisch verfasst und sollte nicht länger sein als zwei DIN A4-Seiten, die Zeugnisse werden in der Reihenfolge einsortiert, wie die dazugehörigen Stationen im Lebenslauf auftauchen. Im Anschreiben erläutert der Bewerber auf etwa einer DIN A4-Seite seine Motivation, seine Ziele und weshalb das Unternehmen von seiner Einstellung profitiert.
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