Aktualisiert am 27. Januar 2023 von Ömer Bekar
Grundsätzlich ist es nur bedingt möglich, einen allgemeingültigen Ablauf eines Vorstellungsgespräches zu beschreiben, denn je nach Unternehmen, nach Gesprächspartner und nach Position kann es deutliche Unterschiede geben. Die meisten Vorstellungsgespräche finden im Büro des Gesprächspartners oder in einem Konferenzraum statt. Vor allem in kleineren Betrieben ohne eigene Personalabteilung wird das Vorstellungsgespräch meist von dem Geschäftsführer und damit dem künftigen Chef geführt, in größeren Betrieben nehmen üblicherweise mehrere Personen an dem Vorstellungsgespräch teil, beispielsweise der Personalverantwortliche und ein weiterer Mitarbeiter aus der Personalabteilung, der Abteilungsleiter als künftiger Vorgesetzter oder ein Vertreter des Betriebsrates. Der Ablauf des Vorstellungsgespräches folgt dann meist dem folgenden Grundschema.
1. Begrüßung. Nachdem der Bewerber hereingebeten wurde, stellen sich die Gesprächspartner mit Namen und meist Position vor.
2. Kurzer Smalltalk. Dieser dient als Einstieg in das Gespräch und soll die Atmosphäre etwas auflockern. Oft wird der Bewerber nach seiner Anreise gefragt, möglich sind aber auch ganz banale Themen wie beispielsweise das Wetter. Einige Personaler beginnen das Gespräch aber auch mit den Hobbys, die der Bewerber angegeben hat, beispielsweise wenn der Bewerber eine bestimmte Sportart als Hobby benannt hat und aktuell ein dazu passendes großes Sportereignis stattfindet.
3. Kurze Einführung durch den Personaler. Häufig stellt der Personaler das Unternehmen kurz vor und berichtet über die ausgeschriebene Stelle sowie die Abteilung.
4. Selbstpräsentation des Bewerbers. Danach wird der Bewerber dazu aufgefordert, sich selbst vorzustellen. Dies geschieht typischerweise durch die Bitte an den Bewerber, etwas über sich zu erzählen oder seinen Lebenslauf kurz zusammenzufassen. Hierbei geht es darum, ein Kurzprofil zu erstellen, das die wichtigsten Kompetenzen und relevantesten bisherigen Stationen auf den Punkt bringt.
5. Fragen an den Bewerber. Nach der Selbstdarstellung des Bewerbers stellt der Personaler stellenbezogene, fachliche und personenbezogene Fragen an den Bewerber. Oft dient dabei der Lebenslauf als Grundlage und der Bewerber wird beispielsweise nach den Gründen für seine Berufswahl, nach seinem bisherigen Werdegang, nach Lücken und Brüchen in seinem Lebenslauf, nach seinen Stärken und Schwächen sowie nach persönlichen Interessen und Eigenschaften gefragt.
6. Fragen des Bewerbers. Nach den Fragen des Personalers erhält der Bewerber die Gelegenheit, eigene Fragen zu stellen. Diese Gelegenheit sollte der Bewerber unbedingt auch wahrnehmen, denn dadurch signalisiert er seine Motivation und sein ernsthaftes Interesse an der ausgeschriebenen Stelle und an dem Unternehmen.
7. Verabschiedung. Zum Ende des Gesprächs hin wird der Bewerber über die weitere Vorgehensweise informiert. Meist wird die Entscheidung nicht unmittelbar nach dem Vorstellungsgespräch bekannt gegeben, sondern der Bewerber erfährt, wann etwa er mit einer Entscheidung rechnen kann und wie ihm diese mitgeteilt wird. Nach der gegenseitigen Verabschiedung ist das Vorstellungsgespräch beendet.
Vor allem in großen Unternehmen oder wenn es um höhere Positionen geht, werden häufig zwei Vorstellungsgespräche geführt. In diesem Fall dient das erste Vorstellungsgespräch in erster Linie dazu, geeignete Bewerber auszuwählen. In einem zweiten Vorstellungsgespräch lernen die Bewerber dann Entscheidungsträger sowie meist auch ihre direkten Vorgesetzten kennen und die Themen, die im ersten Vorstellungsgespräch besprochen wurden, werden vertieft.
