Update: So schreiben Sie Bewerbungen die Sie ins Vorstellungsgespräch bringen (Präsentation).

Sekretärin oder Assistentin, beide Begriffe werden nebeneinander verwandt. Sie besagen  beide eine Entlastung von Vorgesetzten. Wer entlastet, übernimmt Aufgaben von Führungskräften, muss daher selbst Führungsaufgaben ausüben können. Daher wird oft auch, was Du bestätigen wirst, von der Seele der Firma gesprochen, wenn von einer sehr guten und erfahrenen Sekretärin die Rede ist. In diese Position wollen viele junge Assistentinnen noch kommen. Welche Kompetenzen, Eigenschaften und Fähigkeiten dafür erarbeitet werden müssen, wird hier geklärt. Nebenher wird eine Argumentation für Bewerbungen herauskommen, die jedes Bewerbungsschreiben aufwerten wird.

Aufgaben einer Sekretärin

Anhand einer kurzen Aufzählung ist sofort zu erkennen, welche Tätigkeiten zu erledigen sind. Nicht jede Sekretärin wird alle diese Aufgaben zu erledigen haben, sollte allerdings in der Lage sein, dies zu übernehmen. Sie entlastet, wie erwähnt, Vorgesetzte, übernimmt daher Tätigkeiten, um den Chefs mehr Zeit für ihre Kernaufgaben zu geben. Es wird dabei von administrativen Aufgaben gesprochen, da diese der Führungsebene zugeschrieben werden. Führung kann Abteilungsleitung, Geschäftsführung oder Geschäftsinhaber bedeuten.

Die Aufgaben im Detail

  • Erledigung der gesamten Korrespondenz per Brief, E-Mail, Fax etc.
  • Verwaltung des Büromaterials der Abteilung
  • Sachbearbeitung Ablage
  • Telefondienst und Post
  • Zusammenstellung, Verwaltung und Erstellung von Unterlagen, Dokumenten und Präsentationen
  • Führung des Terminkalenders und Organisation von Terminen
  • Organisation und Planung von Geschäftsreisen
  • Empfang von Kunden, Mitarbeitern, Gästen und Partnern
  • Erteilung von Auskünften
  • Beschaffung von Informationen
  • Erstellung von Rechnungen und Überwachung der Zahlungen
  • Buchführung über das Budget der Abteilung
  • Annahme von Krankmeldungen, Weiterleitung und Bearbeitung
  • Teilweise Marketingaufgaben wie Betreuung der Homepage, Werbeagenturen etc.

Kompetenzen und Eigenschaften der Sekretärin

Bezüglich eines Bewerbungsbriefs muss über die Beherrschung von Aufgaben hinaus beichtet werden. Aufgaben können durch Qualifikationen übernommen werden, welche als Anhang zu Lebenslauf der Bewerbungsmappe überreicht werden. Interessant für einen Personaler ist aber, wie diese Aufgaben erledigt werden. Eine Beschreibung der Persönlichkeit kann hier allein weiterhelfen. Dies musst Du erstmals im Anschreiben leisten und später im Vorstellungsgespräch konkretisieren.

Wir werden daher den Fachkompetenzen Eigenschaften gegenüberstellen. So erhältst Du automatisch Kernbegriffe für Deine Argumentation.

Fachkompetenzen  Eigenschaften
Registratur und Ablage Sorgfalt, Übersicht, Arbeitseifer
Telefon, Auskünfte, Empfang, Post Sprachliche Ausdrucksfähigkeit, Freundlichkeit, Selbstbewusstsein
Büroverwaltung Zuverlässigkeit, Sorgfalt
Büroorganisation Strukturiertes Denken, Führung von Mitarbeitern, Teamfähigkeit
Erstellung von Geschäftsbriefen, E-Mails Sehr gutes Deutsch plus Fremdsprachen
Korrektur und Schreibtätigkeit Sehr gute Fähigkeiten, Rechtschreibung und Sprachstil zu beurteilen
Abrechnungen, Spesen Zahlenverständnis, Zuverlässigkeit, Sorgfalt
Information und Korrespondenz Kommunikationsstärke, Kontaktfreudigkeit
Erstellung von Präsentationen Kreativität

Beim Lesen einer Stellenbeschreibung werden Dir sowohl Kompetenzen wie Eigenschaften begegnen, welche hier ausgelistet sind. Für die Verfassung eines Bewerbungsschreibens ist es evident, alle die in der Beschreibung auftauchenden Aspekte anzusprechen. Es ist nicht notwendig jeden Begriff einzeln zu bearbeiten. Oft ist es sogar sinnvoller, mehrere Begriffe zusammenzufassen. Dadurch ergibt sich ein Text, der spannender zu lesen ist.

Nichts tötet eine Bewerbung schneller als ein langweiliger Bewerbungsbrief. Schreibe spannend wie in einer Erzählung, schreibe logisch im Aufbau und bilde Absätze, um die Übersichtlichkeit zu gewährleisten.

Viele Bewerberinnen sind zu schlagen

Mit den soeben erhaltenen Argumentationshilfen kann ein Brief interessant gestaltet werden. Dadurch wird sich die Bewerbung von der Konkurrenz abheben. Dass dies sehr notwendig ist, beweisen die veröffentlichten Zahlen der Bundesarbeitsagentur über offene Stellen und ermittelte Bewerber/innen. Dabei werden nur die der Agentur gemeldeten Stellen und Arbeitssuchenden gezählt.

Die tatsächlichen Zahlen können leicht verdoppelt werden. Viele Firmen melden der Agentur nicht, wenn eine Stelle neu zu besetzen ist. Auch wird das Jobportal der Agentur immer unbedeutender, da diese nur von einer Minderheit der Unternehmen genutzt wird. Es ist hier nicht wichtig, die exakten Zahlen zu kennen. Wesentlich ist, zu erkennen, dass die Konkurrenz auf eine ausgeschriebene Stelle immer groß sein kann.

Zahlen der Bundesarbeitsagentur

Bundesland Offene Stellen Durchschnittliche   Bewerberzahl auf eine Stelle
Baden-Württemberg 1475 7,3
Bayern 1789 7,9
Berlin 823 9,6
Brandenburg 332 15,7
Bremen 118 11,5
Hamburg 472 7,3
Hessen 843 1
Mecklenburg-Vorpommern 230 15,5
Niedersachsen 876 12,1
Nordrhein-Westfalen 2438 11,8
Rheinland-Pfalz 508 1,6
Saarland 97 16,1
Sachsen 678 12,4
Sachsen-Anhalt 305 16,1
Schleswig-Holstein 310 14,2
Thüringen 326 13,1

Sekretärin oder alternative Berufe

Dieser Abschnitt kann sehr wichtig sein. In vielen Regionen werden nur wenige Stellen neu vergeben, sodass sich viele Sekretärinnen bewerben. Außerdem werden Personen aus anderen Berufen sich versuchen. Daher kehre den Schluss um und bewerbe Dich ebenfalls für alternative Berufe. Als Sekretärin besitzt Du Qualitäten, die in vielen Berufen benötigt werden. Wenn Du Dich auch dort bewirbst, vergrößern sich die Chancen auf eine neue Stelle. Vielleicht sucht ausgerechnet Deine Wunschfirma keine Sekretärin, stellt aber Bürokauffrauen etc. ein. Mit einer nur unbedeutenden Einarbeitungszeit oder Fortbildung kannst Du diese Stellen durchaus erreichen.

Bewerbe Dich auch als

  • Bürokauffrau
  • Bürohilfskraft
  • Büroassistentin
  • Kauffrau allgemein
  • Fachangestellte Bürowesen
  • Fremdsprachensekretärin, falls sehr gute Fremdsprachenkenntnisse vorhanden sind

Musterbewerbung Sekretärin mit Berufserfahrung

Sehr geehrter Herr XXX,

seit vielen Jahren ist es mein Wunsch, in Ihrer Firma zu arbeiten. Als erfahrene Sekretärin im Industriebetrieb XXX bringe ich alle Fertigkeiten mit, die von einer Assistentin der Geschäftsführung erwartet werden. Seit meiner Ausbildung vor acht Jahren habe ich mich von der Poststelle bis zur Abteilungssekretärin für den Import entwickelt.

In dieser Zeit habe ich regelmäßig meine Kenntnisse in Wirtschaftsenglisch und Russisch verbessert und zeitweilig unsere Fremdsprachensekretärin ersetzt, wenn diese in Urlaub oder krank war. Im Übrigen war die Büroorganisation, der Kontakt zu Filialen im Ausland und dortigen Partnerunternehmen der Kern meiner Aufgaben.

Sorgfältig und zuverlässig erledige ich alle Vorbereitung auf Konferenzen, plane und buche Reisen und Überwache Rechnungen und den Zahlungsverkehr. Diese Tätigkeiten möchte ich gerne bei Ihnen fortsetzen. Die Filiale Deutschland meines bisherigen Arbeitgebers wird, wie Sie vielleicht der Presse entnommen haben, in Kürze geschlossen. Da ich familiär gebunden bin, suche ich nun eine neue Stelle.

Ihre Ausschreibung steht dabei an erster Stelle, da sich damit ein lang gehegter Wunsch erfüllen kann. Ihre Geschäfte mit Russland und anderen osteuropäischen Staaten habe ich beruflich verfolgt und stets bewundert. Zudem stehe ich privat wie beruflich mit einigen Ihrer Mitarbeiterinnen in Kontakt, wodurch ich sehr gut über Ihre vorbildlichen Arbeitsbedingungen informiert bin.

Ein sehr zeitnaher Einstieg ist mir vertragsrechtlich möglich und wurde zugesagt. Daher erwarte ich schon sehr bald eine Einladung Ihrerseits zu einem näheren Kennenlernen und einem Vorstellungsgespräch.

 

Mit freundlichen Grüßen

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