Update: So schreiben Sie Bewerbungen die Sie ins Vorstellungsgespräch bringen (Präsentation).

Du liebst den Kontakt zu anderen Menschen, möchtest im Büro arbeiten, besitzt einen mittleren Schulabschluss und somit geringe Chancen zur Kauffrau ausgebildet zu werden. Zu oft wird ein Abitur zur Bedingung gemacht. Dir bleibt allerdings ein guter Einstieg als Sekretärin. Du wirst zustimmen, dass dieser Beruf der der Kauffrau sehr nahe kommt. Er hat noch weitere Vorteile, die bei Bedarf auch später erst genutzt werden können. Warum die Sekretärin traditionell beliebt ist, einen sehr hohen Stellenwert erreichen kann, und welches Potential in ihr steckt, werden wir nun klären.

Zugangsvoraussetzungen zur Ausbildung

Der erfolgreiche Realabschluss muss mitgebracht werden. Je nach Schulart und Bundesland werden weitere Bedingungen gestellt. Diese betreffen gute oder befriedigende Schulnoten in den Fächern Deutsch, Mathematik und Naturwissenschaften.

Gutes Deutsch als Sekretärin

  • Sie schreibt Geschäftsbriefe.
  • Sie schreibt nach Diktat von einem Audio-Gerät.
  • Sie muss die Rechtschreibung und Grammatik beherrschen.
  • Ihr Wortschatz ist ausreichend groß.
  • Sie schreibt Berichte und Informationen in Fachgebieten.

Die Sekretärin benötigt Mathematik für Abrechnungen

  • Sie berechnet die Leistungen des Arbeitgebers.
  • Sie kann Kosten ermitteln.

Naturwissenschaftliche Kenntnisse der Sekretärin

  • Viele ihrer Art werden in Krankenhäusern und ähnlichen Institutionen beschäftigt und assistieren Ärzten im Büro. Das Verständnis für medizinische, chemische und physikalische Belange muss daher vorhanden sein.

Sekretärinnen im Alltag

Du kannst die schulischen Vorleistungen erfüllen, hast eine Bewerbungsmappe gestaltet, ein schönes Foto bei einem Fotostudio anfertigen lassen und den Lebenslauf geschrieben. Nun gilt es, zu erkunden, ob der Beruf der Sekretärin für Dich passend ist. Idealerweise hast Du bereits ein Praktikum in diesem Bereich absolviert und dadurch in den beruflichen Alltag hineinblicken können.

Alle Aufgaben einer Sekretärin

Während Du die folgende Liste mit Tätigkeiten liest, solltest Du Dir bei jedem Punkt überlegen, ob diese Tätigkeit Spaß machen kann. Was Dir Spaß macht, das interessiert Dich, und daraus wirst Du Motivationen ziehen, um im Beruf zufrieden zu sein. Nur wenn Dir fast alle der folgenden Tätigkeiten zusagen, ist dieser Beruf für Dich geeignet.

  • Briefe, E-Mails, Faxe schreiben und verfassen
  • Die Ablage bearbeiten
  • Telefon und Postdienste erledigen
  • Das Material des Büros verwalten, bestellen und verteilen
  • Unterlagen, Akten, Dokumente etc. verwalten und präsentieren
  • Termine planen und deren Einhaltung überwachen
  • Geschäftsreisen organisieren, planen und buchen
  • Freundlicher Empfang von Gästen, Partnern etc.
  • Beschaffung und Erteilung von Auskünften
  • Zahlungen und Rechnungen bearbeiten und überwachen
  • Die Konten der Abteilung führen und überwachen
  • Bearbeitung von Krankmeldungen
  • Unterstützung der Werbung im Haus

Bin ich zur Sekretärin geschaffen?

Mit den schulischen Qualifikationen, die durch Schulnoten belegt werden, sind Voraussetzungen geschaffen worden, um den Beruf fachlich ausüben zu können. Dies gilt allerdings auch für viele andere Berufe. Beschäftige Dich daher weniger damit, was eine Sekretärin täglich macht, sondern damit, wie sie es machen soll. Es sind folglich die persönlichen Eigenschaften und Fähigkeiten gesucht, die eine Eignung für den Beruf ergeben.

In der Liste der Aufgaben oben müsse daher noch diese Eigenschaften hinzugefügt werden.

  • Sachbearbeitung und Verwaltung sind an sorgfältigem Arbeiten, Übersicht und Engagement geknüpft.
  • Die sprachlichen Kompetenzen werden am Telefon und in der Verfassung von Briefen gefordert, wie sie auch am Empfang notwendig sind.
  • Zuverlässigkeit und Teamgeist erfordern Verwaltungsarbeiten, Organisation und Abrechnungen.
  • Stets hilft auch eine Stärke in Kommunikation und Kontakt bei der Arbeit mit Kollegen, Chefs und Partnern.

Wie kann ich persönliche Eigenschaften nachweisen?

Im Bewerbungsbrief möchten die potentiellen Arbeitgeber und Ausbilder erkennen, ob Du persönlich geeignet bist. Wenn Du daher die soeben genannten Aspekte herausstellst, musst Du sie zusätzlich belegen. Allein zu behaupten, zuverlässig zu sein, reicht nicht aus. Wann und wie konntest Du Zuverlässigkeit zeigen? Dies gilt gleichermaßen für alle anderen Punkte.

Belege lassen sich meist dort sammeln, wo sie zunächst nicht vermutet werden. Eine kleine Tabelle kann Dir zeigen, ob Du im Hobby und in der Freizeit oder auch Schule Eigenschaften beweist, die Dich auszeichnen und auch im Beruf wichtig werden können.

Sportverein Teamgeist im Mannschaftssport, Verantwortung als Trainerin und Betreuerin
Initiative im sozialen Bereich und Umwelt Empathie und Teamgeist durch Engagement in der Gruppe
Zuverlässigkeit und Eifer
Bürgerinitiative Organisationstalent, Kontaktfreudigkeit und Kommunikationsstärke bringen hier den Ausschlag
Politisches Engagement Vorsicht bei Parteipolitik, die in Unternehmen nicht erwünscht und geduldet wird
Rotes Kreuz, Feuerwehr etc. Soziale Verantwortung, Sorgfalt, Zuverlässigkeit werden benötigt

Diese wenigen Beispiele sollen Dir zeigen, dass bei jeder Tätigkeit Eigenschaften eingesetzt werden, die auch in anderen Bereichen und im Beruf wichtig sind. Suche daher Deine Aktivitäten heraus, um sie mit Eigenschaften zu füllen.

Wer sich ausschließlich mit sozialen Medien und Games beschäftigt, kann hier keine Pluspunkte sammeln. Auch ist Vorsicht geboten, wenn im Internet Äußerungen, Filmchen und Fotos zu finden sind, die Dich in eine schwierige Lage führen können. Personaler werden meist in sozialen Netzwerken gezielt nach Angaben von Dir und über Dich suchen. Lösche daher alles, was Dir schaden kann.

Alternativen zur Sekretärin

Der Beruf Sekretärin ist in zwei Jahren zu lernen, kann aber noch ausgebaut werden. In jedem Fall sind deutliche Überschneidungen zu anderen Berufen deutlich zu erkennen.

Durch Weiterbildung kannst Du später auch in diesen und anderen Berufen eine Stelle finden. Daher ist es sinnvoll, sich früh auch mit diesen Berufen näher zu befassen.

 

Bewerbungsschreiben Sekretärin für die Ausbildung

Sehr geehrte Frau XXX,

zurzeit befinde ich mich im freiwilligen sozialen Jahr und bin beim Roten Kreuz im Einsatz. Die Schule habe ich mit Realabschluss und guten Noten abgeschlossen. Da ich in drei Monaten eine Ausbildung antreten möchte, sende ich Ihnen heute meine Bewerbung mit allen Unterlagen.

Zum Beruf einer Sekretärin hat mich neben einem Praktikum während der Schulzeit meine Neigung zur deutschen Sprache, meine Freude am Umgang mit Zahlen und Tabellen und die Freude am Umgang mit Menschen gebracht. Die vielseitigen Aufgaben einer Sekretärin haben mich dabei besonders gefesselt.

Ich erwarte in diesem schönen Beruf Abwechslung, Verantwortung und bringe mich mit Lerneifer und Einsatzfreude ein. Alles zeige ich auch in der Freizeit als Betreuerin im örtlichen Sportverein in der Damenmannschaft Handball.

Auch war es mir vergönnt, Ihre Firma einmal besuchen zu dürfen, als Sie Ihr Haus für Schülerinnen geöffnet haben. Dabei konnte ich leicht erkennen, mit welcher Freude bei Ihnen gearbeitet wird. Auch Ihre Firmenhomepage hat meine Ansichten bestätigt. Daher werde ich sehr begeistert sein, meine Ausbildung bei Ihnen absolvieren und später bei Ihnen arbeiten zu können.

Für einen Termin zur Vorstellung und einem Eignungstest stehe ich jederzeit zur Verfügung und erwarte freudig Ihre Einladung.

 

Mit freundlichen Grüßen

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