Update: So schreiben Sie Bewerbungen die Sie ins Vorstellungsgespräch bringen (Präsentation).

Vor fast jeder kaufmännischen Abteilung steht das Sekretariat. Hier wird die Verbindung der Leitungsebene mit den Fachabteilungen hergestellt. Eine Sekretärin verbindet Positionen, entlastet Führungskräfte und ist das Aushängeschild des Unternehmens. Über die einzelnen Tätigkeiten bist Du durch Ausbildung und Berufserfahrung bestens informiert. Wir werden daher hier den Blick auf die Eigenschaften lenken, die eine gute Sekretärin auszeichnen. Im Ergebnis kommen wir automatisch auf die Bausteine eines erfolgreichen Bewerbungsschreibens. Was zeichnet die Person einer Sekretärin aus, muss daher die Frage lauten.  

Sekretärin und andere kaufmännische Berufe

Mit diesem Thema beginnen wir bewusst. Es ist besonders vor einer Suche nach einer neuen Stelle wichtig, die eigene Position exakt einstufen zu können. Wo liegen die Chancen und woher kommt zusätzlichen Konkurrenz? Daher ist es interessant zu wissen, welche Fachkompetenzen von Sekretärinnen auch teilweise von anderen Berufen gestreift werden. Bewerberinnen dieser Berufe können also durchaus versucht sein, sich als Sekretärin zu bewerben. Dies gilt allerdings auch umgekehrt für Dich. Du erhältst Informationen über zusätzliche berufliche Einstiege. Mit oft nur kurzer Einarbeitung oder Fortbildung können sich Chancen eröffnen.

Kompetenzen der Sekretärin im Vergleich mit alternativen Berufen

Sekretärin Kompetenzen Alternative Berufe
Telefon, Auskünfte, Empfang, Post Bürohilfskraft
Registratur und Ablage Bürokauffrau, Industriekauffrau, Versicherungskauffrau
Erstellung von Geschäftsbriefen, E-Mails Bürokauffrau, Industriekauffrau, Versicherungskauffrau, Bankkauffrau
Erstellung von Präsentationen Einzelhandelskauffrau
Information und Korrespondenz Bürokauffrau, Industriekauffrau, Versicherungskauffrau, Bankkauffrau
Büroverwaltung Bürokauffrau
Büroorganisation Bürokauffrau
Korrektur und Schreibtätigkeit Bürokauffrau
Abrechnungen, Spesen Industriekauffrau, Bürokauffrau

Diese Aufzählung kann nicht vollständig sein, sie vermittelt dennoch eindrucksvoll, wie verschlungen die Wege in der Verwaltung sind. Hier ist allerdings nicht abgebildet, welche speziellen Fähigkeiten eine Sekretärin aufweisen wird. Selbige stammen aus den besonderen Einsatzstellen.

Besondere Kenntnisse werden einer Sekretärin vorbehalten sein, besonders wenn sie in folgenden Stellen eingesetzt ist.

  • Schulsekretärin
  • Arztsekretärin
  • Rechtsanwaltssekretärin
  • in Gesundheitsinstitutionen

Da Du als Sekretärin dort spezifische Kenntnisse vorweisen musst, ist dort Konkurrenz weniger zu fürchten als in Positionen allgemeiner Art.

Das Besondere an Sekretärinnen

Diesen Punkt musst Du für Dich selbst ausführlich beantworten können. Was macht den Unterschied zu anderen Berufen und anderen Bewerberinnen? Wie bemerkt, sind aus den einzelnen Fachkompetenzen allein keine Besonderheiten herauszulesen. Das Besondere muss daher in der Person zu suchen sein. Warum kann nicht jede andere Kauffrau Sekretärin sein? Diese Frage ist zu klären.

Was macht eine Sekretärin aus?

Wie bereits eingeleitet, kommen wir zur Person selbst. Personen zeichnen sich durch Eigenschaften, Interessen, Wünschen, Zielen und Motivationen aus. Verbinde nun Deine Person mit Deinen Eigenschaften, Interessen usw. mit Deinem Beruf. Verbinde dann die Ergebnisse mit den Kompetenzen Deines Berufs. Somit liegen am Ende die Argumente vor, die einen Bewerbungsbrief ausmachen.

Qualifikationen, Zeugnisse und Zertifikate sind Anlagen zum Lebenslauf und werden von einem Personaler daher zunächst noch nicht gelesen. Er wird sich erstmals für den Menschen interessieren, der sich bewirbt, sich also auf Informationen über die Person konzentrieren.

Die Person der Sekretärin

  • Der Chef kann sich auf ihre Zuverlässigkeit und Loyalität verlassen.
  • Sie arbeitet sehr sorgfältig und muss nicht besonders kontrolliert werden.
  • Sie ist stets freundlich und kontaktfreudig.
  • Kommunikation in Wort und Schrift ist eines ihrer Markenzeichen.
  • Organisation des Büros gehört zu ihren Stärken.
  • Sie hält das Team zusammen und ist selbst Teil davon.
  • Selbstbewusstsein macht sie aus, wenn sie Gäste empfängt, Entscheidungen vorbereitet und Mitarbeiter berät.
  • Neuen Herausforderungen steht die Sekretärin offen gegenüber, ist lernbereit und beherrscht die Technik im Büro perfekt.

Zusammengefasst ist eine Sekretärin das menschliche Gesicht einer Firma, Abteilung oder Institution, da sie fast immer den ersten Kontakt nach außen herstellt. Sie kennt die Zusammenhänge der Büros, übernimmt kaufmännische Aufgaben und ist in der Organisation sowie Planung tätig. Sie ist etwas Kauffrau, etwas Beraterin und auch Überwacherin.

Je nach Einsatzgebiet beherrscht sie Fremdsprachen, ist in naturwissenschaftlichen Themen bewandert und führt die digitale Kommunikation. Dadurch gehört Lernbereitschaft zu ihren Vorzügen.

Bewerbungsschreiben und Vorstellungsgespräch

Personaler möchten wissen, ob eine Bewerberin sich eignet, eine Stelle und Position einzunehmen und in ein Team integriert zu werden. Sie müssen daher erkunden, ob die durch Zeugnisse belegbaren Qualifikationen nicht nur vorhanden, sondern auch sehr gut beherrscht werden. Dies gelingt nur, wenn die Person dazu geeignet ist. Persönliche Merkmale und Eigenschaften sind mit Kompetenzen zu verbinden, um eine Einschätzung vornehmen zu können. Liefere im Bewerbungsbrief hierzu Argumente.

Es ist notwendig sich zu allen Themen zu äußern, die vom Personaler in der Stellenbeschreibung angerissen worden sind. Wenn Du es schaffst, dass Personaler an Dir interessiert sind, wird eine Einladung zu einem Vorstellungsgespräch mit Sicherheit erfolgen. Dann ist der Zeitpunkt gekommen, um sich detaillierter zu äußern. Zunächst gilt es also nur Interesse zu wecken.

Beschreibe Dich im Zusammenhang mit den Kompetenzen persönlich. Fasse Dich kurz, dann wird der Text nicht übermäßig langatmig. Eine kurze und spannende Erzählung fesselt die Leser und macht Hunger auf mehr. Liste also nicht einfach Aspekte auf, sondern formuliere daraus eine kleine Erzählung.

 

Bewerbungsanschreiben Sekretärin

Sehr geehrter Herr XXX,

gestern las ich Ihre Stellenanzeige im Portal XXX und entschloss mich spontan zu einer Bewerbung. Motiviert hat mich einerseits die Stellung in Ihrem Institut, welches mir durch direkte Kontakte seit Jahren bekannt ist. Ich selbst bin seit fünf Jahren als Sekretärin in der Abteilung Chirurgie der Klinik XXX tätig, die nun leider aufgelöst wird.

Oberärzte und Stationsärzte wechseln zu unterschiedlichen Häusern, sodass auch mir ein Neuanfang bevorsteht. Dieser kann eine Weiterführung werden, da ich aus Ihrer Stellenbeschreibung entnehme, dass Sie exakt eine Sekretärin suchen, die ich darstelle.

Die fachliche medizinische Kommunikation in Englisch und Französisch ist bei mir zur Routine geworden, wobei ich sowohl schriftlich wie mündlich zu überzeugen weiß. Auch gehört die Büroorganisation zu meinen Schwerpunkten, was sogar verbessert wurde, da mir Seminare in Bürotechnik, Büroorganisation und Kommunikation regelmäßig absolviert wurden.

Zudem konnten Erfahrungen in mehreren Abteilungen gesammelt werden, da ich stets herangezogen wurde, wenn eine leitende Sekretärin dort durch Urlaub oder Krankheit zu ersetzen war. Dies fiel mir sehe leicht und brachte auch viel Freude. Abwechslungen gehe ich niemals aus dem Weg. Sie macht mir Freude und bringt neues Wissen.

Gerne überzeuge ich Sie davon, dass alle genannten Eigenschaften und zusammen mit Freundlichkeit bei mir zum Standard zählen. Zu einem baldigen Vorstellungsgespräch möchte ich Sie daher sehr ermuntern.

 

Mit freundlichen Grüßen

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